Какие документы нужны для отчета по командировке?

Некоторым сотрудникам приходится ездить в другие места по велению службы и это называется командировкой. Когда компания отправляет своего сотрудника в командировку в Москву, то первое, что делается — это издается приказ. Началом командировки считается та дата, когда он отправляется в поездку, которая прописана в билете. Дата в билете возвращения считается окончанием командировки. Но иногда сотрудник использует свой личный транспорт, чтобы добраться до места назначения. В этом случае, он должен составить служебную записку.

Суточные

Компания начисляет суточные командированному, чтобы покрыть все его расходы на проживание в командировке в гостинице, включая питание, и пользование телефонной и интернет связью. Те дни, которые проводятся в дороге или выходные, также оплачиваются. Для командировок внутри своей страны будет достаточно от 700 до 2500 рублей в сутки. Что касается командировок в другие страны, то условия выплаты там совсем другие, как и суточные расходы. Сумма командировочных в этом случае считается по курсу банка, который существует в тот день, когда человек отправляется в командировку.

После командировки сотрудник отчитывается перед бухгалтерией, предоставляя отчетные документы к авансовому отчету. Он должен отдать билеты, которые ему приходилось покупать для того, чтобы добраться до нужного места. Даже если приходилось пользоваться услугами такси, то необходимо предъявить квитанцию, которая подтверждает это.

Расходы на жилье подтверждают специальные чеки из гостиниц для отчета. Каждый отель имеет специальный бланк, где указаны реквизиты и сумма НДС. Только эти документы командировочным в Москве считаются действительными. Если сотрудник решает снять квартиру в командировке, документы в этом случае бухгалтерия может не принять. Но зная какие отчетные документы на проживание в квартире можно предъявить, можно получить свои деньги за проживание. Чтобы доказать факт проживания во время командировки в частном секторе, необходимо предъявить договор о найме жилья.

Утеря гостиничного чека

Если компания не предоставляет жилье командировочному, то она должна выделить на это деньги. Доказательством факта снятия жилья является только чеки на гостиницу в Москве. Но в процессе поездке может случиться всякое и командировочный может потерять его. В наше время рабочие отношения редко строятся на доверии и начальство предпочитает в этом случае снимать деньги с зарплаты своего сотрудника.

Конечно никому не хочется страдать финансово. Но к счастью такой документ как гостиничный чек довольно легко восстановить. Для этого достаточно будет связаться с администрацией гостиницы, которая производит оформление гостиничных чеков и попросить выслать чек по электронной почте. Обычно гостиницы не отказывают в этом. В крайнем случае можно будет купить справку из гостиницы о проживании.