Как не разориться во время деловой поездки?

Итак представим себе ситуацию, что вам требуется посетить город Москву по работе, все оплачивается, но уж очень придирчивая бухгалтерия, проводит прям расследование по вашей командировке и только после безоговорочного факта, что было проживание в гостинице в командировке, документы на возврат денег, потраченных вами, начинают готовиться. Конечно, суточных почти всегда с лихвой хватает, но бывает непредвиденный проживания в гостиницах, переезды по области, короче расходы на которые бухгалтерия не рассчитывала и потребует дополнительной отчетности.

Идеальный вариант командировки — денег хватает, все квитанции с чеками гостиниц мск, в которых вы проживали в полном количестве, кое где получилось сэкономить и соответственно потратить «лишние» суточные на себя любимого. По приезду у бухгалтерии вопросов нет у вас тоже, все счастливы еще и премию получите за удачную командировку.
Но бывает и наоборот суточных не хватило, оформить гостиничный чек по всем правилам не получилось и еще потратил свои деньги на непредвиденные расходы.

Совет первый. Перед отправкой непосредственно в командировку, не поленитесь, и зайдите в бухгалтерию, для выяснения конкретно какое подтверждение расходов на проживание в гостинице требуется для того чтобы не возникло подозрений на вас с их стороны, кем оно должно быть выдано и в скольких экземплярах, а также подойдет ли копия или требуется только оригинал. В общем чем больше подробностей вы от них добьетесь тем легче будет давать отчет, если дело совсем не ладиться попросите документацию за командировку вашего коллеги у которого проблем с возмещением затрат не возникло.

В командировке соблюдайте при оформлении тот образец чека за проживание в гостинице, который вы оговорили в бухгалтерии. Любые непредвиденные проживания и остановки правильно документируйте и проблем не возникнет.

Во-вторых, изучите на что тратятся суточные. Документ на проживание и пропитание может включать многое, и даже с лихвой, тогда стоит промолчать и с улыбкой отправляться в командировку. А может совсем быть минимальным и очевидно, что его придется превышать, так может сразу попробовать увеличить размер суточных. Если нет, то возвращаемся к первому совету и уточняем все подробности возмещения непредвиденных расходов.

В третьих, если придется снимать квартиру, а не гостиницу, то обязательно прежде поинтересоваться возможно ли сделать документы для командировочных при сдаче квартиры. Потому что обычно квартиру на небольшой срок сдают просто, по схеме, деньги-ключи, ведь это как правило на один день. И никто не хочет платить налоги и возиться с бумажками. Уточните это до вселения, иначе после это будет ночлег не входящий в расход командировки.

Ну в общем ничего сложного, не стоит боятся бумажной волокиты, ведь бухгалтерию понять тоже можно они держат ответ перед начальством. Сделать отчетные документы за проживание в гостинице совсем несложно, сохранить товарный чек гостиниц, которые вы посещали, а не выбросить его по привычке, просто будьте на чеку и все закончиться благополучно.