Подготовка к командировке – что нужно учесть?

Как не крути, но периодические командировки являются важной составляющей целого ряда профессий и если же Вам посчастливилось получить именно такую – определенно придется привыкать к достаточно дальним поездкам. Но чтобы она стала не только успешной, но и выгодной (для себя) – стоит соответственно и подготовится, для чего крайне важно учесть, куда именно придется ехать!Чем можно заняться в командировке?Как правило, отправляя работника в деловую поезду по срокам вполне подразумевается некоторое свободное время для обычного туризма, что можно назвать небольшим, но крайне приятным бонусом. Более того, оплата проживания в командировке также производится за счет компании, но только по предварительно собранным чеках (важно учесть, поскольку далеко не все гостинцы выдают их без прямого запроса).Именно поэтому, если Вы отправляетесь в Москву и раньше в столице никогда не были – это действительно станет крайне ценным опытом, но, как и можно догадаться, любая поездка начинается с поиска гостиницы.Как ее выбрать?С подобной целью люди, отправляющиеся в командировку обычно используют два простых принципа:

1. Находят относительно недорогое жилье, собирая чеки и компенсируя затраты по возвращению;
2. Или предпочитают просто купить гостиничные документы в Москве, что, как правило, позволяет получить и определенный доход.

В чем суть второго варианта? Все очень просто. Так как требование сделать отчетные документы за гостиницу является обязательным условием по оформлении поездки в бухгалтерии, без нее сотрудник не может доказать регистрацию в определенном отеле и, самое главное, их расценки.Поскольку поезда является исключительно инициативой компании, они обязаны предоставлять и нужные средства (чтобы сотрудник не брал со своего кармана), для чего и существуют документы на проживание в командировке. Однако платить они согласны только за самые важные для жизни услуги, в список которых входит;
— Стандартная плата за аренду номера;
— Оплата обеда (если имеется чек на проживание);
— Посещение всех нужных мероприятий, которые сотрудник обязан был посетить (если вход или участие платное);
— А также оплата транспорта. Как узнать, что для этого нужно? Объяснить какие документы нужны для подтверждения командировки должны еще до отправки в самой бухгалтерии, так как это важная составляющая любого отчета. Важно также отметить, что выбрать самый дорогой отель не получится – если цена выше ожиданий: об этом непременно спросят! Во избежание любых осложнений многие компании заранее бронируют номера, но так делают далеко не все, что оставляет для командировщика определенную свободу. Тем не менее не решайте купить гостиничные чеки на трассе – они не смогут предоставить всю необходимую гарантию в качестве даже самой простой проверки со стороны бухгалтерии. Все записи должны действительно вносится в базу данных гостиницы, даже если на самом деле остановится там и не довелось! Зачем покупать чек? Все просто – если Вам нужен чек на гостиницу в Москве и при этом есть у кого остановится (родные, друзья или аренда простой комнаты), его можно получить просто заказав такую услугу. В результате, такого клиента официально вносят в базу данных постояльцев с небольшой дополнительной комиссией (10%) выдавая все необходимые документы по командировочным расходам.

Такой подход позволяет по прибытию обратно на место работы получить достаточно неплохую прибыль, ведь стоят номера в отелях Москвы достаточно дорого, что и предлагает вполне прибыльную идею.